Arxiu d'etiquetes: Arxivística

L’arxiver com a mediador

La irrupció dels documents electrònics ha induït sovint a la autopresentació dels arxivers com a mediadors o agents per a l’accés a la documentació i la informació.

Crec que aquesta consideració, sense ser incorrecta, no té la seva justificació en relació als documents electrònics ja que els arxivers han complert sempre aquesta funció i no ha estat en cap manera el document electrònic qui ha vingut a propiciar-la, sense que això signifiqui que no estiguem davant un moment crucial en què s’obren noves i interessants oportunitats.

lockers-94959_1280Però vincular l’aparició d’aquesta funció a la implantació del document electrònic porta fàcilment a considerar que les limitacions per accedir als arxius han estat i són conseqüència d’una actitud intrínseca dels professionals que, per fi, els documents electrònics haurien vingut a trencar. Més o menys, segons aquest argument, serien els documents electrònics els que haurien liquidat una tendència natural a l’opacitat. L’arribada de la modernització a una professió anquilosada!

Em sembla injust i imprecís, més enllà de possibles actituds personals anecdòtiques. Injust perquè si algú ha lluitat reiteradament en favor de l’accés als arxius i la informació, ha estat el col·lectiu professional. Imprecís en tant que l’atribució de responsabilitat als arxivers oculta la de qui la té en realitat.

No és tan preocupant en quina mesura l’arxiver ha transformat o ampliat la seva funció mediadora, que ho ha fet, com que institucions sota el mandat de càrrecs electes tendeixin a limitar i fins i tot impedir la consulta d’arxius.

Trobo a faltar, en canvi, en els nostres debats i formació, una referència més habitual al paper de l’arxiver com a mediador, però en relació a la producció dels documents en les organitzacions. Em sembla un camp fonamental per les implicacions que té en els processos d’implantació i administració dels sistemes de gestió de documents. És una competència necessària per a un bon exercici professional, més enllà de la capacitat de dissenyar circuits administratius, documents, quadres de classificació, esquemes de metadades … i de creació de normes i reglaments. Al cap i a la fi les organitzacions, i la ciutadania, són persones i és amb elles i per a elles que farem de mediadors.

Alfred Mauri
(Aquesta entrada ha estat publicada originàriament al blog Factor GDA)

La gestió de l’arxiu

La consolidació de l’arxiu entès com a servei, superant la consideració de centre de custòdia de documents, porta associada la necessitat d’aplicar tècniques de gestió més enllà de les que es refereixen als documents amb els quals es tracta.

Avui ja no és suficient plantejar la gestió de l’arxiu com a servei donant compte de la seva activitat mitjançant una memòria anual. Es fa imprescindible incorporar instruments de gestió que connectin directament amb la presa de decisions, la gestió de recursos i la qualitat.

Per això cal avançar en la definició de processos i procediments que explicitin com es prenen les decisions, com es tradueixen pel que fa als recursos necessaris, com s’executen, quins són els costos econòmics, com s’avaluen els resultats assolits, amb quins indicadors i valors de referència.

gestion_del_archivo

Disposem per ara de dades fragmentàries i disperses, que per la seva utilitat han de ser recopilades en una primera fase, com a base per a un desenvolupament necessari d’instruments de referència al servei dels professionals de la gestió documental i arxius.

No obstant això, aquests instruments han de ser considerats no només en relació a les necessitats internes de gestió del servei, sinó també com un camí en la rendició de comptes en el sí de l’organització i davant els usuaris. També com la base imprescindible per a la planificació.

Si, per exemple, quan acceptem la donació d’un fons, no som capaços de valorar prèviament els costos i necessitats associades a la decisió, més enllà dels valors patrimonials, mal podem defensar la necessitat de recursos.

Pot semblar estranya la proposta, tenint en compte que el nombre d’arxius amb dotació unipersonal és molt àmplia encara avui. Però és precisament aquesta limitació de recursos la que la fa més necessària com a única forma de valorar i mostrar objectivament l’impacte de les tasques que es duen a terme, tant per gestionar les nostres responsabilitats, com davant d’aquells als quals hem de rendir comptes, com davant els que prendran decisions que afectaran el servei d’arxiu i amb els que caldrà negociar.

Alfred Mauri
(Aquesta entrada ha estat publicada originàriament al blog Factor GDA)

Estudiar archivística

MAURI, Alfred; PERPINYÀ, Remei (2008): Estudiar archivística . Dónde y por qué. 
Ediciones TREA. Gijón
120 pàgines. 15 X 21 cm.
ISBN: 978-84-9704-350-2

Estudiar_achivistica

 

 

 

 

 

 

 

Aquest llibre està pensat per a lectors que desconeixen el món dels arxius, però poden descobrir en les seves pàgines una professió. Per a aquells que tenen intenció d’endinsar-s’hi, però desconeixen els detalls del seu exercici i aprenentatge. Per a aquells que, coneixent l’arxivística o des de l’exercici professió, volen conèixer els avatars, l’evolució i la situació de la formació en arxivística, les tendències actuals i futures, i desitgin conèixer i reflexionar sobre les oportunitats professionals a la societat actual. Estudiar archivística . Dónde y por qué. es planteja com una resposta necessària als interrogants que envolten a un o altre tipus de lector. En primer lloc, què és l’arxivística? És una disciplina de i per historiadors? Quan parlem d’arxivers i arxivadors, ens referim al mateix? On treballa un arxiver? Quines tasques desenvolupa en el seu lloc de treball? Quin tipus de professionals necessiten els arxius i les organitzacions per a la gestió dels seus documents? Són comuns a tots els arxivers del món les tasques a desenvolupar i els mètodes de treball? Com es forma professionalment un arxiver? Quins són els centres que a Espanya ofereixen aquesta possibilitat? Quines oportunitats ofereix el mercat de treball?

(Enllaç a Ediciones TREA)