La consolidació de l’arxiu entès com a servei, superant la consideració de centre de custòdia de documents, porta associada la necessitat d’aplicar tècniques de gestió més enllà de les que es refereixen als documents amb els quals es tracta.
Avui ja no és suficient plantejar la gestió de l’arxiu com a servei donant compte de la seva activitat mitjançant una memòria anual. Es fa imprescindible incorporar instruments de gestió que connectin directament amb la presa de decisions, la gestió de recursos i la qualitat.
Per això cal avançar en la definició de processos i procediments que explicitin com es prenen les decisions, com es tradueixen pel que fa als recursos necessaris, com s’executen, quins són els costos econòmics, com s’avaluen els resultats assolits, amb quins indicadors i valors de referència.
Disposem per ara de dades fragmentàries i disperses, que per la seva utilitat han de ser recopilades en una primera fase, com a base per a un desenvolupament necessari d’instruments de referència al servei dels professionals de la gestió documental i arxius.
No obstant això, aquests instruments han de ser considerats no només en relació a les necessitats internes de gestió del servei, sinó també com un camí en la rendició de comptes en el sí de l’organització i davant els usuaris. També com la base imprescindible per a la planificació.
Si, per exemple, quan acceptem la donació d’un fons, no som capaços de valorar prèviament els costos i necessitats associades a la decisió, més enllà dels valors patrimonials, mal podem defensar la necessitat de recursos.
Pot semblar estranya la proposta, tenint en compte que el nombre d’arxius amb dotació unipersonal és molt àmplia encara avui. Però és precisament aquesta limitació de recursos la que la fa més necessària com a única forma de valorar i mostrar objectivament l’impacte de les tasques que es duen a terme, tant per gestionar les nostres responsabilitats, com davant d’aquells als quals hem de rendir comptes, com davant els que prendran decisions que afectaran el servei d’arxiu i amb els que caldrà negociar.
Alfred Mauri
(Aquesta entrada ha estat publicada originàriament al blog Factor GDA)